ビジネスシーンでも使用されることがあるレターパック。
実は正しい発送方法を知らない人は多くいます。
ここでは、レターパックの基本的なことからビジネスシーンでも失礼のない使い方まで、細かく説明していきます。
レターパックの依頼主の様は消すなど、取引先に発送する時の書き方で悩むことのないよう、そして、相手に失礼のないようしっかり確認していきましょう。
レターパックは個人間でのやり取りも多い発送方法
レターパックの利用率は年々増加の道をたどっています。
そもそもレターパックとは、特定封筒郵便物のことを指します。
郵便物の部類では、「第一種定形外郵便物」に分類されます。
そして何よりの特徴は、速達並みの速さで送ることができる、レターパックプラスならば対面手渡ししてくれるということ。
レターパックは平日はもちろん、土日祝日などの休日でも配達されるため、営業日などによってはかなり使い勝手の良いものと言えます。
では、レターパックを使用する場面は、どのような時でしょうか。
一般利用
私も良くレターパックを利用します。
厚さが3㎝以内なら利用できることから、友人へのプレゼントを送る際に多用しています。
結婚祝いや出産祝いなど、カタログギフトを送る、ベビー服を送るなど、どのような物でも梱包しやすいのは利点の1つでしょう。
また、レターパックの中でも追跡サービスのついているものを選ぶことで、大切な贈り物の際に利用しやすくなります。
ビジネス利用
ではビジネスシーンではどのように使用するのでしょうか。
よく利用しているのは、士業(弁護士、行政書士、司法書士、税理士など）と呼ばれる人たちです。
なぜこの人たちが良く利用しているかというと、個人情報の郵送機会が格段に多いからです。
個人情報など第3者に見られたくないもの、本人が受け取ったことを確認したいものに関しては、レターパックプラスを利用し、対面受け渡しされるようにしているのです。
もちろん、個人情報ではないものの場合はレターパックプラスではなく、レターパックライト、スマートレターを利用しても問題ありません。
レターパックの種類とビジネスシーンごとの使い方
レターパックは3種類あります。
ビジネスのシーンのよって目的や用途に合ったレターパックを使用するようにしましょう。
スマートレター
180円で全国どこへでも発送ができるスマートレターは、3種類の中で1番金額の安いものです。
大きさはA5サイズ、内容の重量は1㎏以内、厚さは2㎝以内であれば、スマートレターでの発送が可能。
しかし、どれか1つでもオーバーしてしまうならば、利用ができないの注意してください。
書類やCDやDVD、そして厚みのない物であればこのスマートレターが向いています。
1つ気を付けたいのは、このスマートレターのみ「追跡サービスなし」な点。
個人情報の書類や発送状況の確認が必要な物などはレターパックランド、レターパックプラスを使用するようにしましょう。
レターパックライト
370円で全国どこへでも発送できます。
スマートレターに比べサイズ、厚みともにサイズアップします。
大きさはA4サイズと一般的な書類サイズ、重さも4㎏いないと大幅に増え、厚さも3㎝と入れることができる選択肢が増えるでしょう。
そして、何より大きな違いは、追跡サービスがつくという点。
重要書類や個人情報の掲載されているものなど、受け取りの確認したいものを送る場合に適しています。
レターパックプラス
レターパックの3種類の中では最も金額は高く、520円で全国どこへでも発送できます。
基本的な大きさはレターパックライトと同じですが、1点だけ違う点があります。
それは「厚さ」。
レターパックプラスは3㎝という厚さ制限がなく、A4サイズ、4㎏以内であればどの厚さの物も送ることができるのが利点です。
ちなみに、レターパックプラスはレターパックライト同様、追跡サービスがついています。
そして、レターパックプラスのみ対面での受け渡し、受領印または署名が必要です。
そのため、相手がしっかり受け取ったかの確認も取れます。
ビジネスシーンで使うレターパック：依頼主（発送者）
士業の人が多く使うレターパック、もちろんそれ以外にもビジネスシーンで使う機会は多いかと思います。
そんな中、レターパックをビジネスとして使用する際の注意点はご存じでしょうか。
通常の封筒の宛名書きとは異なる、そしてビジネスマナーなどで習わないことが多いため、知らない人も多いかもしれません。
レターパックの発送の際、気を付けなければならない点が大きく２つあります。
1つずつ確認していきましょう。
レターパックの依頼主の様は消す？
レターパックはすでに敬称「様」が印字されています。
それは宛名のところはもちろん、発送者の部分にも印字されています。
ビジネス以外のシーンでしたら消した方が良い程度ですが、ビジネスシーンに関しては必ず様を消すようにしてください。
様の消し方は、ボールペンで上から二重線を書き、消す、これで完了です。
謙った印象を与えることができるでしょう。
依頼主の「ご」も消すべきか？
依頼主の敬称「様」と同様、住所の欄は「ご住所」というように印字されています。
ここも、通常の場合は消した方が良いでしょう、ぐらいで終わってしまうところです。
しかし、ビジネスのシーンに関しては、必ず二重線にて消す必要があります。
謙った印象を与えることもそうですが、それ以上に相手のことを考えている、大切に思っているからこそ、消し忘れのないよう気を配りましょう。
ビジネスシーンで使えるレターパックの発送方法の手順
では、ビジネスシーンでレターパックを使う際の手順を確認していきましょう。
宛先欄書き方
宛先は、
- おところ(Adress)
- おなまえ(Name)
- 電話番号(Telephone Number)
の3箇所の記入が必要です。
住所も県から番地まで、丁寧に、正式な住所を記入しましょう。
宛名の部分は、名前の上にふりがなを振るとより丁寧なイメージになります。
個人あてに送る場合はそのままの記入で問題ありません。
しかし、会社宛て、部署宛など、個人宛て以外の場合は、「御中」に変えます。
御中の書き方は、印字されている「様」を二重線で消し、「様」と書かれていた部分の上のところに「御中」と書き直しましょう。
連名の書き方は、どちらの名前の後ろにも「様」を書き、印字されている「様」を二重線で消すことが必要です。
通常のはがきや封筒と同じマナーですが、最初から「様」か印字されていることから忘れがちになります。
気を付けて記入しましょう。
電話番号の部分は、相手の会社の電話番号、もしくは個人の電話番号を記入し、最後に記入漏れがないか確認するとより安心です。
依頼主欄書き方
依頼主(発送人)のも宛先の時と同様に、
- おところ(Adress)
- おなまえ(Name)
- 電話番号(Telephone Number)
の3箇所の記入が必要です。
住所記入の際は、宛先の際と同様、省略のないように正式な住所を丁寧に記入しましょう。
名前の部分は、依頼主の自分の名前を記入。
この時、宛名と同様にふりがなをふると丁寧なイメージです。
そして、「おなまえ」の「お」を二重線で消しておきましょう。
電話番号欄には、自分の会社、もしくは個人の電話番号を記入、この時の連絡先はできるだけすぐに出ることのできる番号を記入すると良いです。
品名の書き方
レターパックの中に何が入っているかを簡単に記入するのが「品名」の欄。
ここは、発送中の郵送方法の確認や、壊れ物なのかなど、郵便局員が確認するために記入します。
ビジネスの場合、最も多いのは書類。
書類を送る場合は、そのまま「書類」と記入するよう覚えておくと良いです。
何の書類か分かるような具体的な名称で記入するのはタブー。
例えば「手続き書類在中」など、どうしても記入したい文言がある場合は、品名の欄以外に記入するよう覚えておきましょう。
書類など入れ方
実は意外と悩むのは、書類の入れる向き。
ビジネスシーンにおいて、レターパックに入れる書類の向きは「取り出したときにすぐ読める」向きです。
レターパックを開けた時に書類の表面が見える、また上下も反転してることがないよう気を付けると良いでしょう。
また、向きだけでなく、書類を入れる際は折れ曲がったり、汚れたりしないようにクリアファイルに入れる、もしクリアファイルに入れられないほど多い場合はクリップなど、書類がバラバラにならない工夫も必要です。
もし、レターパックに書類とともに返信用のレターパックを入れる場合もいくつか注意点があります。
まずは、レターパックの宛先部分に自分の情報を記入します。
この時も、住所は省略せず正確に、そして名前の後ろに印字されている「様」は二重線で消し、「行」に変更が必要です。
最後は封筒を2つに折り、レターパックの中に入るようにします。
宛先部分に自分の情報を記入すると書きましたが、依頼主の部分の記入はしないように注意が必要です。
もし間違った情報を記入してしまうと失礼に当たるというのもありますが、善意で記入したとしてもビジネスルール的にはタブーです。
注意しましょう。
送り方
レターパックはポスト投函での発送、郵便局窓口での発送の2種類を選択できます。
ポスト投函の方が簡単に思えますが、ビジネスシーンにおいては郵便局窓口で発送したほうが確かでしょう。
特に到着の日にちを確認したい場合は、窓口での発送時に郵便局員に確認すると安心です。
どうしても郵便局窓口へ行けない場合は、ポストを利用するのも良いですが、ポストの大きさによって投函できないものもあるため注意が必要です。
ちなみに、レターパックへの記入の際に書き損じてしまった場合は、手数料42円がかかりますが新しいレターパックへ交換が可能です。
覚えておくと良いでしょう。
ビジネスシーンにおけるマナー違反な送り方
プライベートでもビジネスシーンでも利用できるレターパック。そんな多様性があるからこそ起きてしまう問題やマナー違反があるのも事実です。
入れ忘れ
書類などを送る際、発送前に入れ忘れた書類があることに気付く場面もあるかと思います。
そんな時、1度封をしたレターパックをできるだけきれいに開け、入れ忘れていた書類を入れ、再度閉じたことがある人もいるでしょう。
これは、プライベートならば特に問題ありませんが、ビジネスシーンにおいてはタブーです。
先ほどの書きましたが、レターパックは42円の手数料のみ払うことで新しい物へ交換可能なため、新しい物に入れなおすようにし、相手に失礼のないよう心遣いができると良いです。
宛名など記入ミス
これも意外と多いミスでしょう。
プライベートの場合は二重線で消して書き直せば問題ありません。
しかし、ビジネスシーンにおいては二重線で消して書き直すのは相手に失礼に当たります。
新しい物と交換し、必ず記入しなおすようにしてください。
ちなみに、レターパックに限らずビジネスシーンの宛名など記入の際は、消えるボールペンは使用しないよう気を付けましょう。
種類選択ミス
レターパックはサイズなどによって種類が異なります。
「きっと入るだろう」と思っていたら意外とぎりぎりだった経験も多いと思います。
特に3㎝に入ると思ってレターパックライトにしたら、意外とぎりぎりで詰め込んで送る、なんてこともあるでしょう。
勿論プライベートであれば問題はありませんし、むしろ「ぎりぎりだったけど詰め込んだら入った」など笑い話にできるかもしれません。
しかし、ビジネスシーンにおいては少し余裕のある状態での発送が安心です。
詰め込んで送ってしまうと、書類が折れてしまう、しわになる可能性が増えます。
また、相手が取り出しにくくもなるため、失礼に当たります。
事前に自分の送りたいもののサイズと、レターパックごとのサイズを確認しましょう。
レターパック発送の失敗談
ここでは、実際に失敗してしまった人の事例を見ていきましょう。
ポストで送れるけど3㎝だとポストに入らないから郵便局行き
【レターパックプラス発送の失敗】
— らんらん (@ranran1st) February 4, 2020
厚さ3cm以上のかさばるけど軽いものはレターパックプラスが一番安い✨
レターパックは、郵便ポストやコンビニでも出せるし、楽ちん♪
でも実際は….
全然楽ちんじゃない
厚さ3cm維持のものはポストに入らない…!!!
つまり郵便局行かなきゃいけない😱
悲しい
この方は、ポスト投函ができずやむを得ず郵便局へ行ったようです。
レターパックプラス、レターパックライトは最初から郵便局窓口へ行った方がよさそうです。
ノリの粘着が強くて失敗が許されない
レターパック久々に使ったけど両面テープの粘着力が強くてぜひどこの両面テープ使ってるのか詳しく聞きたいんだけど、ただ対レターパックだと少しでも失敗すると箱ぺっこぺこになるんだな…とても申し訳なくなる出来…不器用のさらに上を行ってる………
— すぐる (@suguru_104a) December 17, 2014
レターパックはノリなど貼り付けのものを準備しなくてよいのもメリットの1つ。
粘着力も強く安心ですが、この方はそれが裏目に出てしまったようです。
貼り付けの際は細心の注意が必要です。
これも貼り付けのミスですが、ビジネスシーンにおいて御法度。
このように透明テープで張られることのないよう、丁寧に閉じるように心掛けましょう。
内容物が抽象的すぎると返送される可能性がある
レターパック系の失敗
— FiveCards (@fivecards_win) May 8, 2018
必ず品名（内容物）を記入しましょう。
プレゼントとか抽象的な表記や空欄だと、
遠距離輸送の場合、航空便で配達されず陸路となるので通常より1日遅れたりします。
画像の赤ラベルが貼られて送られて来ます。 pic.twitter.com/kQ9GpMWcn3
品名を記入の際、書類の場合は大まかに「書類」で良いと書きましたが、他の物の場合、内容物を細かく書く必要があります。
内容不明の場合遅れることもあるようなので、注意が必要です。
レターパックの依頼主とマナーについてのまとめ
ビジネスシーンでも簡単に利用できるレターパック。
簡単に利用できるからこそ、忘れがちなマナーがあるのも事実です。
レターパックをビジネスシーンで利用するときは、重要な書類を送る、など大切なものを大切な取引先などの相手へ送ることが多いかと思います。
その中で、相手のことを思いやり、失礼に当たることを起こさないよう気を付けながら、うまくレターパックを活用していきましょう。
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